Maitriser le traitement de texte (ex.: Word) – le publipostage
Cette formation permet de découvrir et maîtriser le publipostage afin de créer rapidement des documents personnalisés (courriers, e-mails, étiquettes…). Les participants apprennent à connecter une base de données, insérer des champs dynamiques et automatiser la création de documents en masse. L’objectif est de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer la qualité des communications professionnelles.
Durée de la formation :
Horaire: 9h – 12h30
Déroulé de la formation
Introduction :
- Présentation rapide des outils les plus répondus
- Exemples concrets (courriers, invitations, relances, e-mails)
- Principe de fonctionnement : document modèle + source de données
Préparer les éléments du publipostage
- Création d’un document type (courrier ou e-mail)
- Présentation des différentes sources de données :
- fichiers tableurs (ex. : Excel)
- bases de données (ex. : Access)
- listes de contacts
- autres sources compatibles
- Structuration et préparation des données
- Bonnes pratiques pour garantir la qualité des données
- Connexion à une source de données
Personnaliser les documents
- Insertion des champs dynamiques (nom, prénom, adresse, etc.)
- Mise en forme et structuration du document
- Prévisualisation des résultats
- Tri, filtrage et sélection des destinataires
Automatiser et affiner
- Utilisation de règles simples (conditions : si… alors…)
- Gestion des cas particuliers (données manquantes, formats)
- Adaptation du contenu selon les destinataires
- Bonnes pratiques pour fiabiliser le publipostage
Générer et diffuser les documents
- Génération des documents personnalisés
- Export (documents individuels, PDF…)
- Envoi par e-mail
- Vérification et contrôle avant diffusion
Conclusion :
- Synthèse des étapes clés
- Conseils pratiques pour une utilisation professionnelle
- Questions / cas concrets des participants
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Comprendre le principe du publipostage et ses applications professionnelles
- Préparer et structurer une source de données (tableur, base de données, liste de contacts…)
- Créer un document type et y intégrer des champs dynamiques
- Connecter différentes sources de données et les exploiter efficacement
- Personnaliser les documents en fonction des destinataires
- Générer et diffuser des documents personnalisés en masse (courriers, e-mails, étiquettes…)
Informations complémentaires
Afin de vous aider à promouvoir les compétences acquises lors de cette formation, IDETA vous livrera un Open Badge confirmant votre participation à la formation. Vous pourrez alimenter ce badge numérique avec vos commentaires et les recommandations de vos pairs. Pour plus d’information, visitez le site internet du projet Interreg France-Wallonie-Vlanderen Open Badges for IT.
Cette formation est intégrée au catalogue d’IDETA, opérateur de formation reconnu par le CRF. À ce titre, l’ensemble des formations proposées dans ce catalogue bénéficie de l’agrément du CRF et peut être pris en compte dans l’évolution de carrière des agents des pouvoirs publics. La présente formation est, plus précisément, valorisable en tant que formation continuée.
Tarifs
IDETA propose aux membres du secteur « étude » de l’intercommunale un système d’abonnement annuel. Celui-ci prévoit le paiement d’un montant forfaitaire donnant accès à l’ensemble des formations organisées par IDETA. Ce dispositif permet au pouvoir public d’approuver en une seule délibération son budget ainsi que son plan de formation numérique. Le solde annuel, qu’il soit excédentaire ou déficitaire, est automatiquement reporté sur l’exercice suivant.
- Vous bénéficiez d’un Abonnement Formation IDETA : sélectionnez le tarif avec abonnement.
- Vous n’êtes pas abonné : sélectionnez le tarif hors abonnement.
Café et eau inclus
Public cible
Tous publics ou personnel administratif
* La mise en place de cette formation est confirmée à partir de 12 participants minimum.
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