Maitriser la gestion des emails (ex.: Outlook)
Cette formation permet d’aller plus loin dans l’utilisation d’Outlook pour mieux gérer ses emails au quotidien. Les participants découvrent des fonctionnalités avancées pour organiser leur boîte de réception, automatiser certaines tâches et gagner du temps. À travers des exemples concrets, ils apprennent à utiliser des outils comme les règles, les dossiers, les réponses rapides ou encore la gestion avancée du calendrier. La formation aborde également l’utilisation de Copilot Chat pour améliorer la productivité. L’objectif est de permettre aux participants de travailler de manière plus efficace, structurée et autonome dans la gestion de leurs emails.
Durée de la formation :
Horaire: 9h – 12h30
Déroulé de la formation
Introduction :
- Présentation rapide des outils les plus répondus
- Présentation des enjeux de la gestion efficace des emails
- Comparaison des principaux outils (Outlook, Gmail…) pour situer Outlook dans un environnement professionnel
- Identification des bonnes pratiques et des difficultés courantes
Utilisation avancée d’Outlook
- Organisation efficace de la boîte de réception (dossiers, catégories, priorisation)
- Mise en place de règles automatiques pour trier et gérer les emails
- Utilisation du mode conversation et de la boîte de réception prioritaire
- Création de réponses rapides, modèles et signatures multiples
- Gestion avancée du calendrier (planification, suivi des réponses, recherche de créneaux)
- Gestion des tâches et des contacts pour un suivi structuré
Automatisation et gain de productivité
- Utilisation des actions rapides et automatisation des flux
- Création et utilisation de dossiers de recherche
- Organisation du travail avec des méthodes simples (ex. : inbox zéro, priorisation)
- Optimisation des notifications et réduction des interruptions
Cas pratiques et outils intelligents
- Exercices concrets basés sur des situations professionnelles réelles
- Utilisation de Copilot Chat dans Outlook pour :
- rédiger des emails
- résumer des conversations
- proposer des réponses
- Personnalisation des usages selon les besoins métier
Conclusion :
- Synthèse des compétences acquises
- Conseils pratiques pour une mise en application immédiate
- Partage de bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Utiliser les fonctionnalités avancées d’Outlook pour organiser efficacement leur boîte de réception
- Automatiser la gestion des emails grâce aux règles, actions rapides et outils de tri
- Optimiser la gestion du temps via une utilisation avancée du calendrier et des tâches
- Structurer leur travail pour gagner en efficacité et réduire la surcharge d’emails
- Exploiter les fonctionnalités intelligentes (comme Copilot Chat) pour améliorer leur productivité
- Mettre en place des bonnes pratiques durables dans un contexte professionnel
Informations complémentaires
Afin de vous aider à promouvoir les compétences acquises lors de cette formation, IDETA vous livrera un Open Badge confirmant votre participation à la formation. Vous pourrez alimenter ce badge numérique avec vos commentaires et les recommandations de vos pairs. Pour plus d’information, visitez le site internet du projet Interreg France-Wallonie-Vlanderen Open Badges for IT.
Cette formation est intégrée au catalogue d’IDETA, opérateur de formation reconnu par le CRF. À ce titre, l’ensemble des formations proposées dans ce catalogue bénéficie de l’agrément du CRF et peut être pris en compte dans l’évolution de carrière des agents des pouvoirs publics. La présente formation est, plus précisément, valorisable en tant que formation continuée.
Tarifs
IDETA propose aux membres du secteur « étude » de l’intercommunale un système d’abonnement annuel. Celui-ci prévoit le paiement d’un montant forfaitaire donnant accès à l’ensemble des formations organisées par IDETA. Ce dispositif permet au pouvoir public d’approuver en une seule délibération son budget ainsi que son plan de formation numérique. Le solde annuel, qu’il soit excédentaire ou déficitaire, est automatiquement reporté sur l’exercice suivant.
- Vous bénéficiez d’un Abonnement Formation IDETA : sélectionnez le tarif avec abonnement.
- Vous n’êtes pas abonné : sélectionnez le tarif hors abonnement.
Café et eau inclus
Public cible
Tous publics ou personnel administratif
* La mise en place de cette formation est confirmée à partir de 12 participants minimum.
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